Til að bæta stofnun við prófílinn þinn skaltu fyrst athuga hvort hún er nú þegar í gagnagrunninum. Við mælum með því að leita fyrst að stofnuninni með PIC-kóðanum (Participant Identification Code). Ef þú veist ekki PIC-kóðann geturðu leitað eftir staðsetningu.

Prófílar stofnana í þessum gagnagrunni eru eingöngu stofnaðir af notendum. Því er mögulegt að ekki sé enn kominn prófíll fyrir bæ eða stofnun þína. Finnirðu ekki stofnunina geturðu stofnað prófíl fyrir hana. Þá færðu sjálfkrafa umsjónaraðgang að prófílnum. Hafi annar notandi þegar stofnað prófíl fyrir stofnunina geturðu sent umsjónarmanni prófílsins aðgangsbeiðni sem getur annaðhvort samþykkt hana eða hafnað henni. Þegar beiðni þín er samþykkt verður þú „aðili“ að stofnuninni.

Öllum aðilum að stofnun er heimilt að bæta við, breyta og eyða tilkynningum. Umsjónaraðili prófíls stofnunarinnar getur einnig breytt samskiptaupplýsingum og öðrum upplýsingum stofnunarinnar, bætt við aðilum og fjarlægt þá og flutt hlutverk umsjónarmanns yfir á annan notanda.